BatchBooking bei Ihrer Heidelberger Volksbank

Seit der Einführung von SEPA (Single Euro Payments Area) sind Sammelbuchungen Standard. Bei einer Sammelbuchung können Sie mit einer einzigen Freigabe gleichzeitig mehrere Buchungen auf den Weg bringen.

Ist eine Einzelverarbeitung der Buchungen auf dem eingereichten Sammler erwünscht, wird ein BatchBooking-Befehl mitgeschickt. Dann wird auf dem juristischen Kontoauszug (PDF oder Papierausdruck) und in den Umsatzdaten jede Buchung einzeln ausgewiesen.

Der BatchBooking-Befehl musste für jedes Konto separat vereinbart werden.

Die Auflistung von Einzelbuchungen auf dem juristischen Kontoauszug (PDF oder Papierausdruck) kann rechtlich notwendig sein, z. B. bei Betreuungskonten.

Posten einer Sammelüberweisung einzeln darzustellen ist auch dann sinnvoll, wenn Personen einer Organisation an verschiedenen Orten tätig sind, z. B. bei dezentral organisierten Vereinen. Auf diese Weise erhält jede*r Bevollmächtigte Einblick in die Umsätze.

Bei Gehaltsbuchungen kann aus Datenschutzgründen oft das Gegenteil gewünscht sein. Wenn sie keinen BatchBooking Befehl mitschicken, wird der eingereichte Überweisungssammler nicht aufgesplittet angezeigt.

Der Kontoauszug (auch juristischer Kontoauszug genannt) ist der Beleg zum Konto. Nur selten ist es nötig, dass auf diesem die Buchungen grundsätzlich einzeln aufgeführt werden müssen. Arbeiten Sie deshalb mit Sammlern ohne Aufsplittung.

Bitte besprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro, welches Buchungsverfahren für Sie erforderlich ist. Im besten Fall können Sie sogar Buchungs- und Verarbeitungskosten sparen.

Um das Kennzeichen in den elektronischen Datensatz "einzubauen" müssen Sie in Ihrer Buchhaltungs- oder Zahlungsverkehrssoftware eine Funktion aktivieren.

Im Dateiaufbau wird dann folgender Programmcode eingefügt:

Jede SEPA-XML Datei trägt ein Kennzeichen für "Batch-Booking" (Eintrag <BtchBookg>):

• Steht der Wert auf "True", ist die Vorgabe, dass der Sammelauftrag als Gesamtposten auf dem Kontoauszug erscheinen soll.
• Steht der Wert auf "False", heißt dies, dass der Sammellauftrag mit den Einzelposten auf dem Kontoauszug erscheinen soll.

Praxisbeispiel: Sie schicken einen SEPA-Sammelauftrag und möchten auch auf dem Kontoauszug diesen als einzigen Gesamtposten aufgeführt haben. XML-Datei muss Eintrag enthalten: "<BtchBookg>true</BtchBookg>"

Bitte sprechen Sie mit Ihrem Softwarehersteller / Software-Support, wie Sie das Kennzeichen aktivieren bzw. deaktivieren können! 

Wenn Sie Einzelbuchungen wünschen, können Sie jede Zahlungen einzeln an die Bank senden. Ggf. müssen Sie dann aber pro Zahlung eine Transaktionsnummer (TAN) erzeugen und eingeben, was bei mehreren Zahlungen lästig sein kann.

Um die mehrfach Eingabe von Transaktionsnummern (TANs) zu umgehen, können Sie eine Sammelzahlungen mit dem Batchbooking-Kennzeichen an die  Bank senden und müssen den gesamten Auftrag nur mit einer Transaktionsnummer (TAN) bestätigen. Dank des "Befehls" erscheinen dennoch alle Zahlungen einzeln auf dem Kontoauszug.

Wenn Sie uns über das Kennzeichen den "Befehl" mitgeben, dass wir den Sammler auflösen sollen und jede Zahlung einzeln verbuchen, partizipieren Sie nicht mehr von den optimierten Buchungspostengebühren.

Bei der Einreichung von Sammlern können Sie Gebühren sparen, da die einzelnen Zahlungen nur als "Arbeitsposten" berechnet werden. Echte Einzelzahlungen werden immer mit einem "Buchungsposten" abgerechnet. Das kann ggf. in Ihrem Kontomodell einen Preisunterschied machen. Sprechen Sie hierzu gerne vorab mit  Ihrem Kundenberater.

Damit wir das Kennzeichen "BatchBooking" auslesen und bei der Verarbeitung Ihrer Zahlungen berücksichtigen, müssen Sie zuvor eine Vereinbarung mit uns getroffen haben.

Sobald uns die Vereinbarung pro Konto vorliegt, können wir das Kennzeichen aktivieren.

Bitte beachten Sie die damit verbundenen Kontoführungsgebühren und Pflichten Ihrerseits gerade bei der Einreichung von Lohn- & Gehaltszahlungen.